Verze 2026.1 · účinná od 23. 9. 2026
1. Kdo jsme
Provozovatelem služby Plándne je Michal Řepásek, IČO 43758967, se sídlem Dlouhá 162, 250 63 Mratín, e-mail info@plandne.cz.
Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
2. Dvě různé role — přečtěte si prosím nejdřív tohle
Plándne pracuje se dvěma odlišnými skupinami údajů a v každé má jinou roli. Rozlišení je důležité, protože určuje, na koho se obrátit.
Údaje uživatelů služby. Jde o údaje osob, které si Plándne zřídily: majitelů provozoven, členů jejich týmů a osob, které si přes rezervační stránku vytvořily účet. U těchto údajů jsme správcem a řídíme se tímto dokumentem.
Údaje klientů provozoven. Jde o údaje, které do Plándne vkládá provozovna o svých klientech, nebo které klient vyplní při rezervaci. U těchto údajů je správcem provozovna a my jsme pouze zpracovatelem, tedy poskytovatelem technického nástroje. O účelu a rozsahu zpracování rozhoduje provozovna; my s nimi nakládáme jen podle jejích pokynů. Pravidla upravují samostatné Podmínky zpracování osobních údajů.
Jste klient provozovny a chcete vědět, co se děje s vašimi údaji? Obraťte se prosím na provozovnu, u které jste si termín rezervovali. Je uvedena v e-mailu s potvrzením rezervace a na rezervační stránce. My jí údaje pouze spravujeme technicky a nemůžeme o nich sami rozhodovat.
3. Jaké údaje zpracováváme jako správce
Údaje o účtu: jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, heslo (uložené výhradně v podobě nevratného otisku), jazyk a časové pásmo, profilová fotografie, pokud ji nahrajete (vidí ji členové týmu pracovních ploch, jejichž jste členem; při uložení z ní odstraníme metadata, například místo a čas pořízení, a smažeme ji, když ji odeberete nebo zrušíte účet), a barva avataru.
Údaje o pracovní ploše a fakturaci: název a nastavení pracovní plochy, zvolený tarif, fakturační údaje (název, adresa, IČO, DIČ), historie plateb a vystavené doklady. Číslo platební karty neukládáme; zpracovává je platební brána.
Provozní a bezpečnostní údaje: IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, datum a čas přihlášení, záznamy o chybách aplikace. Po 12 měsících od zaznamenání je mažeme.
Historie změn: u rezervací, klientů a dalších záznamů provozovny evidujeme, kdo a kdy je založil, změnil nebo zrušil. Provozovna ji v aplikaci vidí jako součást služby, například u termínu nebo na kartě klienta. Historie patří k datům provozovny a uchováváme ji, dokud provozovna tato data vede. IP adresu, ze které byla změna provedena, z historie po 12 měsících odstraňujeme. Stejně k datům provozovny patří záznam o odeslání zpráv jejím klientům; text zprávy a kontakt příjemce z něj mažeme po 24 měsících.
Stav online: evidujeme čas vaší poslední aktivity v aplikaci (obnovuje se nejvýš jednou za minutu a uchováváme jen ten poslední). Členové týmu pracovní plochy, jejímž jste členem, podle něj uvidí u vašeho avataru zelenou tečku, pokud jste byli aktivní v posledních 5 minutách. Kdy jste byli aktivní naposledy, nevidí nikdo z nich. Zobrazování stavu online můžete kdykoli vypnout v nastavení účtu volbou „Ukazovat ostatním, že jsem online“; při zrušení účtu se čas poslední aktivity smaže.
Komunikace: obsah zpráv, které nám pošlete na podporu, a naše odpovědi.
Rozhovory s asistentem: text vašich dotazů a odpovědí asistenta, hodnocení rozhovoru a jeho případné slovní odůvodnění, identifikátor pracovní plochy a stránka, ze které jste se ptali.
Přihlášení přes Google: využijete-li přihlášení účtem Google, obdržíme od společnosti Google vaše jméno, e-mailovou adresu a identifikátor účtu. Heslo Google k nám nikdy neputuje.
4. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě
| Účel | Právní základ | Doba zpracování |
|---|---|---|
| Zřízení a vedení účtu, poskytování služby | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) | po dobu trvání smlouvy |
| Fakturace a vedení účetnictví | plnění právní povinnosti (písm. c) | 10 let podle daňových předpisů |
| Zabezpečení služby, prevence zneužití, řešení incidentů (IP adresa, prohlížeč a zařízení, přihlášení, chyby aplikace) | oprávněný zájem (písm. f) | 12 měsíců od zaznamenání |
| Historie změn v datech provozovny (kdo a kdy změnil rezervaci, klienta nebo nastavení) | plnění smlouvy (písm. b) | po dobu, po kterou provozovna data vede; IP adresu z ní odstraňujeme po 12 měsících |
| Zákaznická podpora | plnění smlouvy, oprávněný zájem | 3 roky od ukončení komunikace |
| Provoz asistenta a odpovídání na dotazy | plnění smlouvy (písm. b) | 12 měsíců od rozhovoru |
| Vyhodnocení, na co asistent neumí odpovědět, a zlepšování nápovědy | oprávněný zájem (písm. f) | 24 měsíců v souhrnné podobě |
| Informace o změnách služby, podmínek a cen | plnění smlouvy, právní povinnost | po dobu trvání smlouvy |
| Obchodní sdělení o vlastních obdobných službách stávajícím zákazníkům | oprávněný zájem (písm. f), s možností kdykoli odmítnout | do odmítnutí |
| Zasílání novinek zájemcům, kteří nejsou zákazníky | souhlas (písm. a) | do odvolání souhlasu |
| Uplatnění a obhajoba právních nároků | oprávněný zájem (písm. f) | po dobu běhu promlčecí lhůty |
5. Jak dlouho údaje uchováváme
- Po zrušení účtu jsou data uchována jeden měsíc pro případ, že budete chtít účet obnovit, a pro účely auditu. Po této době jsou smazána.
- Neaktivní účty a pracovní plochy na bezplatném tarifu rušíme po 36 měsících bez použití. Nejméně 30 dní předem vás upozorníme e-mailem.
- Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.
- Zálohy se přepisují v pravidelném cyklu; údaje ze smazaných účtů z nich mizí nejpozději do 30 dnů.
Co po smazání účtu zůstává. Rezervace, které jste si vytvořili u provozoven, jsou zároveň záznamem těchto provozoven o jejich vlastním provozu. Nezanikají proto spolu s vaším účtem, ale zůstávají v anonymizované podobě: termín, činnost a stav rezervace se zachovají, vaše jméno a kontaktní údaje jsou nahrazeny neutrálním označením a z aplikace je nelze zpětně zjistit. Provozovně tak nezmizí historie jejího kalendáře a vaše údaje v ní přesto nejsou.
Účetní a daňové doklady, zejména faktury a pokladní doklady, musí ze zákona obsahovat identifikaci odběratele a uchováváme je po zákonem stanovenou dobu. Právo na výmaz se na ně podle čl. 17 odst. 3 písm. b) GDPR nevztahuje.
6. Komu údaje předáváme
Údaje ukládáme na vlastním serveru v datacentru v České republice. Údaje nikomu neprodáváme. Předáváme je pouze zpracovatelům, kteří nám pomáhají službu provozovat, a to jen v rozsahu, který je k tomu nezbytný:
| Příjemce | Co pro nás dělá | Kde zpracovává |
|---|---|---|
| GOPAY s.r.o. | zpracování plateb a opakovaných plateb | Česká republika |
| SMSbrána.cz | odesílání SMS zpráv | Česká republika |
| Google Ireland Ltd. | přihlášení účtem Google, pokud jej využijete | EU, případně USA na základě standardních smluvních doložek a rozhodnutí o odpovídající ochraně |
| OpenAI Ireland Ltd. | zpracování dotazů položených asistentovi, v anonymizované podobě podle článku 8 | USA, na základě standardních smluvních doložek |
| účetní a daňový poradce | zpracování účetnictví | Česká republika |
Údaje dále můžeme předat orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to právní předpis.
Mimo Evropský hospodářský prostor údaje nepředáváme, s výjimkou uvedenou u přihlášení účtem Google.
7. Cookies
Ve službě Plándne používáme pouze technické cookies, tedy takové, které jsou nezbytné pro její fungování a bez kterých by nebylo možné službu poskytnout. Tyto cookies podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. nevyžadují souhlas.
| Cookie | K čemu slouží | Doba platnosti |
|---|---|---|
| relační cookie | udržení přihlášení v průběhu návštěvy | do zavření prohlížeče |
| bezpečnostní token | ochrana formulářů před zneužitím (CSRF) | do zavření prohlížeče |
| trvalé přihlášení | přihlášení zůstane zapamatované, zvolíte-li to | 1 rok |
| předvolby rozhraní | zapamatování zvoleného pohledu, plochy nebo jazyka | až 1 rok |
Návštěvnost veřejného webu měříme vlastním nástrojem na našem serveru v České republice, a to jen na stránkách webu plandne.cz (úvod, funkce, obory, ceník, nápověda a blog). Měření nepoužívá cookies ani jiné ukládání do vašeho prohlížeče, nevytváří profil a nesleduje vás napříč weby; vidíme jen souhrnné statistiky návštěv. Aplikaci, rezervační stránky provozoven ani vložená rezervační tlačítka takto neměříme a Google Analytics ani jiný nástroj třetí strany nepoužíváme. Proto na webu ani v aplikaci nenajdete lištu pro souhlas s cookies — není co povolovat ani odmítat.
Měření vložených tlačítek. Je-li rezervační tlačítko vloženo na web provozovny, zaznamenáváme jeho zobrazení a kliknutí v souhrnné podobě, abychom provozovně mohli ukázat, zda tlačítko funguje. Toto měření neukládá do vašeho prohlížeče žádné cookies, nevytváří profil a nesleduje vás napříč weby.
8. Asistent a nakládání s texty dotazů
Součástí služby je asistent, který přihlášeným uživatelům odpovídá na dotazy k ovládání Plándne. K sestavení odpovědi využívá nástroj umělé inteligence provozovaný naším dodavatelem.
Co k dodavateli odchází. Text dotazu, průběh rozhovoru a technický popis stránky, ze které se ptáte. Neodchází adresář vašich klientů, obsah rezervací ani žádná data z databáze; asistent k nim nemá přístup.
Anonymizace osobních údajů. Než dotaz odešleme, procházíme jeho text a rozpoznané osobní údaje anonymizujeme: nahradíme je neutrálním označením, například [KLIENT_1] nebo [TELEFON_1]. Převodní tabulka zůstává v naší aplikaci a odpověď se jejím prostřednictvím zobrazí zpět se správnými údaji. Dodavatel nástroje tak skutečné údaje nevidí.
Toto opatření není stoprocentní. Telefonní čísla, e-maily a identifikační čísla mají pevný tvar a rozpozná je spolehlivě; jména bez tvaru jsou rozpoznávána porovnáním s vaším adresářem, takže jméno osoby, kterou ve službě nevedete, nemusí být zachyceno. Prosíme vás proto, abyste do dotazu osobní údaje svých klientů nevkládali. Na pole pro dotaz na to upozorňujeme.
Ukládání rozhovorů. Rozhovory ukládáme v anonymizované podobě. Předáte-li dotaz našemu pracovníkovi, zobrazí se mu rozhovor v původním znění, aby vám mohl pomoci; v tom okamžiku údaje neopouštějí naši aplikaci.
Učení modelu. Podle smluvních podmínek dodavatele se texty odeslané přes jeho rozhraní pro firmy nepoužívají k trénování jeho modelů.
9. Zabezpečení
Přenos dat je šifrovaný (HTTPS). Hesla ukládáme výhradně jako nevratný otisk, nikdy v čitelné podobě. Přístup k datům mají jen osoby, které jej potřebují k výkonu své činnosti, a jsou vázány mlčenlivostí. Provádíme pravidelné zálohy a aktualizace. Bezpečnostní incident, který by mohl znamenat vysoké riziko pro vaše práva, vám oznámíme bez zbytečného odkladu.
10. Vaše práva
Ve vztahu k údajům, u nichž jsme správcem, máte právo:
- na přístup k údajům a na jejich kopii,
- na opravu nepřesných údajů,
- na výmaz, nebrání-li mu naše právní povinnost,
- na omezení zpracování,
- na přenositelnost údajů, které zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- odvolat souhlas, byl-li právním základem; odvoláním není dotčena zákonnost předchozího zpracování.
Uplatnit je můžete na info@plandne.cz. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce. Nejste-li s vyřízením spokojeni, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
11. Automatizované rozhodování
Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.
12. Děti
Služba není určena osobám mladším 18 let. Klientem provozovny může být i nezletilý; za právní důvod zpracování jeho údajů v takovém případě odpovídá provozovna jakožto správce.
13. Změny těchto zásad
Zásady můžeme aktualizovat. Podstatnou změnu oznámíme nejméně 30 dní předem e-mailem a upozorněním ve službě. Aktuální znění je vždy dostupné na plandne.cz/ochrana-soukromi s uvedením verze a data účinnosti.