Připomínky: klient na termín nezapomene, a když ho zruší, dozvíte se to včas

Zapomínání je lidské. V provozu je ale drahé: klient, který nepřijde, neuvolní termín předem, takže ho nedostane nikdo jiný, a vy máte hodinu bez práce a bez tržby. Nejjednodušší obrana je připomínka den předem. V Plándne odejde sama, SMS nebo e-mailem, a nese odkaz, kterým klient termín zruší, když opravdu nemůže. Pak se místo uvolní včas.

Čtyři zprávy, které chodí samy

• Potvrzení hned po založení rezervace, ať už ji zapíše recepce, nebo si ji klient udělá sám na rezervační stránce.
• Připomenutí před termínem; předstih si zvolíte od hodiny do dvou dnů, nejčastěji 24 hodin.
• Změna termínu po přesunu; připomínka se sama přeplánuje.
• Zrušení, když termín zrušíte vy.

Každou zprávu zapnete nebo vypnete zvlášť a rozhodnete, jestli chodí e-mailem, SMS, nebo přednostně SMS a e-mailem jen tomu, kdo telefon nemá. Text si přepíšete vlastními slovy, třeba „přijďte o deset minut dřív, parkování ve dvoře“.

Jak to vypadá v praxi

Fyzioterapie se šesti terapeuty mívala každý týden tři až čtyři termíny, na které klient nedorazil. Zapnula připomínky přednostně SMS s předstihem 24 hodin a upravila text: název provozovny, služba, termín a odkaz na zrušení, do 160 znaků, tedy jedna SMS.

• Pan Novák dostane v pondělí v 9:00 zprávu na úterní rehabilitaci. Ví, že nestihne, klepne na odkaz a termín zruší. Recepce ho vidí v kalendáři uvolněný ještě dopoledne a zavolá klientce z čekacího seznamu.
• Paní Malá e-mail nemá, dostane SMS. Klient s e-mailem dostane e-mail, SMS se šetří.
• Když klientka tvrdí, že jí nic nepřišlo, recepce v detailu rezervace vidí každou zprávu se stavem: odesláno, neodesláno kvůli chybějícímu kontaktu, nebo chyba u neplatného čísla.

Co ušetří

Prázdné termíny, které se nedaly znovu obsadit. Obvolávání klientů den předem. A dohady o tom, kdo komu co říkal: každá zpráva je u rezervace i na kartě klienta.

Kde je podrobný postup

• Jak nastavím potvrzení a připomínky
• Jak upravím texty zpráv
• Co dělat, když zpráva nedorazí

E-mailové zprávy jsou v každém tarifu; SMS mají v ceně tarify Optimum a Maximum, nad kvótu se čerpá předplacený kredit.