Jak nastavím potvrzení a připomínky

Klientům chodí čtyři zprávy k rezervaci: potvrzení hned po založení, připomenutí před termínem, změna termínu po přesunu a zrušení termínu. Každou zapnete nebo vypnete zvlášť a společně pro ně zvolíte, jestli mají chodit e-mailem, SMS, nebo obojím. Nastavuje se v Nastavení › Notifikace.

Kanál

V části Kanály připomínek a zpráv klientům vyberte:

• Neodesílat: klientům nic nechodí.
• E-mail: jen na e-mail klienta.
• SMS: jen na telefon.
• E-mail i SMS: obojí, pokud klient má oba kontakty.
• Přednostně SMS: SMS, když má telefon; jinak e-mail. Pro většinu provozoven nejlepší volba.

SMS jsou v tarifech Optimum a Maximum (75 a 200 SMS měsíčně); na bezplatném tarifu jdou volby se SMS vybrat až po přechodu na vyšší tarif. Klient, který má na kartě zaškrtnuté Neposílat zprávy, nedostane nic bez ohledu na nastavení.

Které zprávy odcházejí

V části Které zprávy odcházejí zaškrtněte Potvrzení nové rezervace, Připomenutí termínu, Změna termínu a Zrušení termínu. U připomenutí zvolte v Připomenout, kolik hodin předem má odejít (1 až 48 hodin, výchozí 24). Připomínka se naplánuje při založení rezervace; když je termín blíž než zvolený předstih, už se neposílá. Zpráva o zrušení odejde jen u budoucího termínu a neposílá se, když klient nepřišel.

Odesílatel

V části Odesílatel e-mailů vyplňte Jméno odesílatele, které klient uvidí místo názvu systému, a Adresu pro odpovědi: klienti na potvrzení často odpovídají, dejte tam schránku, kterou čtete. SMS chodí z čísla systému; vlastní jméno odesílatele u SMS nastavit nejde, název provozovny je proto na začátku textu zprávy.

Kolik SMS máte

Měsíční kvótu tarifu vidíte v Nastavení › Tarif; při 80 % vás systém upozorní. Po vyčerpání se čerpá Předplacený kredit SMS, který tam dokoupíte po balíčcích a nepropadá, nebo si zvolíte doúčtování na faktuře. Když není z čeho poslat, odejde místo SMS e-mail se stejným textem (u kanálů SMS a Přednostně SMS). Během zkušební doby se SMS posílají jen z koupeného kreditu.

Zkouška

V části Testovací odeslání si pošlete ukázkové připomenutí na vlastní e-mail nebo telefon z účtu tlačítky Poslat testovací e-mail a Poslat testovací SMS; testovací SMS se počítá do kvóty.

Příklad

Fyzioterapie chce klientům potvrzovat termíny a připomínat je den předem, ale ušetřit SMS.

• V Nastavení › Notifikace zvolí Přednostně SMS, zaškrtne všechny čtyři zprávy a v Připomenout nechá 24 h.
• Jako jméno odesílatele dá „Fyzio Nábřeží“ a adresu pro odpovědi recepce@….
• Klientům s e-mailem chodí e-maily, SMS jen těm, kdo mají jen telefon; kvóta 75 SMS vydrží. Po testovací SMS zkontroluje text a případně ho upraví v šablonách.

Související

• Jak upravím texty zpráv
• Co dělat, když zpráva nedorazí
• Jak dobiju SMS kredit