Jak nastavím potvrzení a připomínky

Klientům chodí čtyři zprávy k rezervaci: potvrzení hned po založení, připomenutí před termínem, změna termínu po přesunu a zrušení termínu. Každou zapnete nebo vypnete zvlášť a společně pro ně zvolíte, jestli mají chodit e-mailem, SMS, nebo obojím. Nastavuje se v Nastavení › Notifikace.

Kanál

V části Kanály připomínek a zpráv klientům vyberte:

• Neodesílat: klientům nic nechodí.
• E-mail: jen na e-mail klienta.
• SMS: jen na telefon.
• E-mail i SMS: obojí, pokud klient má oba kontakty.
• Přednostně SMS: SMS, když má telefon; jinak e-mail. Pro většinu provozoven nejlepší volba.

SMS jsou v tarifech Optimum a Maximum (75 a 200 SMS měsíčně); na bezplatném tarifu se posílají z dokoupeného SMS kreditu (Nastavení › Tarif), bez kreditu jdou volby se SMS vybrat až po jeho koupi nebo přechodu na vyšší tarif. Klient, který má na kartě zaškrtnuté Neposílat zprávy, nedostane nic bez ohledu na nastavení.

Které zprávy odcházejí

V části Které zprávy odcházejí zaškrtněte Potvrzení nové rezervace, Připomenutí termínu, Změna termínu a Zrušení termínu. U připomenutí zvolte v Připomenout, kolik hodin předem má odejít (1 až 48 hodin, výchozí 24). Připomínka se naplánuje při založení rezervace; když je termín blíž než zvolený předstih, už se neposílá. Zpráva o zrušení odejde jen u budoucího termínu a neposílá se, když klient nepřišel.

SMS připomínky v noci nechodí. Mezi 21:00 a 8:00 času provozovny se SMS připomínka neposílá; když by do té doby padla (třeba termín v 7:00 a připomenutí 5 hodin předem), odejde večer předem do 21:00, aby klient o termínu věděl. Když se rezervace založí až v noci, odejde SMS v 8:00, pokud je to ještě před termínem; jinak místo ní odejde e-mail (má-li ho klient) a v Zprávách klientovi je SMS se stavem tiché hodiny. E-mailů se tiché hodiny netýkají a ověřovací kódy i zprávy, o které si klient sám řekne, chodí hned.

Jazyk zpráv. Klientovi, který si rezervoval na stránce v jiném jazyce (angličtina, slovenština, němčina, francouzština, španělština), chodí zprávy v jeho jazyce, včetně souboru do kalendáře. Šablony, které jste si upravili, platí pro češtinu; klient v jiném jazyce dostane výchozí text ve svém jazyce. Jazyk klienta vidíte a změníte na jeho kartě v poli Jazyk zpráv. SMS chodí jen na česká a slovenská mobilní čísla; ostatním klientům přijde e-mail.

Odesílatel

V části Odesílatel e-mailů vyplňte Jméno odesílatele, které klient uvidí místo názvu systému, a Adresu pro odpovědi: klienti na potvrzení často odpovídají, dejte tam schránku, kterou čtete. SMS chodí z čísla systému; vlastní jméno odesílatele u SMS nastavit nejde, název provozovny je proto na začátku textu zprávy.

Kolik SMS máte

Měsíční kvótu tarifu vidíte v Nastavení › Tarif; při 80 % vás systém upozorní. Po vyčerpání se čerpá Předplacený kredit SMS, který tam dokoupíte po balíčcích a nepropadá, nebo si zvolíte doúčtování na faktuře. Když není z čeho poslat, odejde místo SMS e-mail se stejným textem (u kanálů SMS a Přednostně SMS). Během zkušební doby se SMS posílají jen z koupeného kreditu.

Zkouška

V části Testovací odeslání si pošlete ukázkové připomenutí na vlastní e-mail nebo telefon z účtu tlačítky Poslat testovací e-mail a Poslat testovací SMS; testovací SMS se počítá do kvóty.

Příklad

Fyzioterapie chce klientům potvrzovat termíny a připomínat je den předem, ale ušetřit SMS.

• V Nastavení › Notifikace zvolí Přednostně SMS, zaškrtne všechny čtyři zprávy a v Připomenout nechá 24 h.
• Jako jméno odesílatele dá „Fyzio Nábřeží“ a adresu pro odpovědi recepce@….
• Klientům s e-mailem chodí e-maily, SMS jen těm, kdo mají jen telefon; kvóta 75 SMS vydrží. Po testovací SMS zkontroluje text a případně ho upraví v šablonách.

Související

• Jak upravím texty zpráv
• Co dělat, když zpráva nedorazí
• Jak dobiju SMS kredit