Co je karta klienta a jak vzniká

Karta klienta drží na jednom místě kontakt, štítky, historii rezervací, zprávy, které klientovi odešly, a souhlas s novinkami, pokud ho klient dal. Vzniká ručně v sekci Klienti, při zakládání rezervace v kalendáři, nebo importem z tabulky. Karta se nikdy nemaže: kdo skončil, toho archivujete, a kdo chce svá data pryč, toho anonymizujete.

Seznam klientů

V sekci Klienti hledáte podle jména, telefonu nebo e-mailu. Seznam ukazuje kontakt, štítky, počet rezervací, poslední návštěvu a od kdy má klient souhlas s novinkami; řadí se podle jména, počtu rezervací nebo poslední návštěvy. Filtry nahoře vyberou klienty se souhlasem s novinkami nebo bez něj, bez kontaktu, jen s telefonem nebo e-mailem, a podle štítků. Zaškrtnutí Archivovaní ukáže archivované a anonymizované karty.

Členové týmu vidí jen klienty, které sami založili nebo kteří mají rezervaci u jejich sloupců; celý seznam vidí vlastník a správce.

Založení karty

1. Klepněte na Nový klient. Stačí Jméno a k němu Telefon nebo E-mail.
2. Ostatní údaje (křestní jméno a příjmení zvlášť, adresa, poznámka, štítky, souhlas s novinkami) doplníte kdykoli tlačítkem Upravit na kartě.

Kartu založíte i přímo v dialogu nové rezervace tlačítkem + u pole Klient. V obou případech systém podle telefonu a e-mailu zkontroluje, jestli už podobný klient neexistuje, a nabídne ho.

Co je na kartě

• Kontakt: telefon, e-mail, adresa, štítky, poznámka a informace, jestli klientovi chodí zprávy.
• Návštěvy a novinky: souhlas s novinkami a nabídkami (od kdy a odkud přišel, nebo kdy byl odvolán), počet rezervací celkem, zrušených, nedostavení a nadcházejících, první a poslední návštěva a kdo kartu založil.
• Preferované sloupce: pořadí pracovníků a míst, ke kterým klient chodí nejraději; dialog rezervace předvyplní první volný. Pořadí změníte přetažením.
• Záložky Rezervace (včetně zrušených s důvodem), Kurzy (s tlačítkem pro přihlášení na kurz z karty), Zprávy (co klientovi odešlo a s jakým výsledkem) a Historie (kdo kartu kdy změnil). Když používáte recepci nebo pokladnu, přibudou Průchody, Účtenky a nároky, tedy permanentky a členství.

Souhlas s novinkami a nabídkami

Kontakt a historii rezervací zpracováváte, protože s klientem máte domluvené rezervace; k tomu souhlas nepotřebujete a karta ho nevede. Potvrzení, připomínky a zprávy o změně rezervace chodí bez souhlasu. Jediný souhlas na kartě je s novinkami a nabídkami e-mailem a SMS, tedy s obchodními sděleními. Karta ukazuje, od kdy platí a odkud přišel:

• zapsala provozovna: zaškrtli jste ho v Upravit, když klient souhlasil osobně nebo písemně;
• rezervační stránka: klient ho zaškrtl ve formuláři rezervace a vy jste rezervaci propojili s jeho kartou (platí od data rezervace);
• import tabulky: sloupec se souhlasem s novinkami v importu;
• obnova ze zálohy: souhlas přišel se zálohou provozovny.

Když klient souhlas odvolá, klepněte na kartě na Odvolat souhlas. Na kartě zůstane datum odvolání; propojení starší rezervace se zaškrtnutým souhlasem ho znovu neudělí. Nový souhlas zaškrtnete v Upravit jen tehdy, když ho klient znovu dal.

Klient, který nechce zprávy

Na kartě klepněte na Upravit a zaškrtněte Neposílat zprávy (blokace notifikací). Potvrzení, připomínky ani zprávy o změně mu pak nechodí; v seznamu má štítek bez zpráv. Rezervace mu zakládáte dál normálně.

Archivace

Klienta, který už nechodí, archivujte tlačítkem Archivovat a případně doplňte důvod. Karta zmizí z kalendáře a z dialogů, historie rezervací zůstane a tlačítkem Obnovit ji kdykoli vrátíte. Smazat kartu nejde; když klient žádá výmaz, použijte anonymizaci (viz článek o vydání a smazání údajů).

Rezervace hosta bez karty

Kdo se objedná přes rezervační stránku, kartu automaticky nedostane; rezervace nese jen jméno a kontakt. V detailu takové rezervace vidíte bez karty klienta a tlačítko Propojit s klientem: systém nabídne karty se stejným telefonem nebo e-mailem a jedním klepnutím rezervaci připojíte, vyhledáte kartu ručně, nebo založíte novou. Propojení je vždy na vaše rozhodnutí, nikdy automatické. Karta založená takto se na Přehledu počítá mezi nové klienty z rezervační stránky; souhlas s novinkami z formuláře rezervace se při propojení přenese na kartu.

Příklad

Do salonu poprvé přijde paní Nováková bez objednání.

• Na recepci klepnete na Nový klient a zadáte jméno a telefon. Systém neohlásí podobného klienta. Novinky nechce, takže souhlas nezaškrtáváte.
• Za měsíc se objedná sama přes rezervační stránku pod stejným telefonem. V kalendáři u její rezervace klepnete na nabízenou kartu u Propojit s klientem; návštěva se zapíše do její historie a připomínky chodí podle nastavení.
• Když přestane chodit, kartu archivujete s důvodem „odstěhovala se“; kdyby se vrátila, obnovíte ji.

Související

• Jak sloučím dva záznamy téhož klienta
• Jak vydám nebo smažu údaje klienta
• Jak naimportuji klienty z tabulky
• Jak založím rezervaci