Jak naimportuji klienty z tabulky

Seznam klientů z jiného systému nebo z Excelu nahrajete najednou. Import projde soubor, ukáže náhled, nechá vás přiřadit sloupce a před zápisem řekne, kolik řádků je nových, kolik už existuje a kolik je chybných. Existující klienty pozná podle telefonu a e-mailu, takže se nezdvojí.

Příprava tabulky

• První řádek je hlavička. Nejlépe se páruje, když se sloupce jmenují Jméno, Křestní jméno, Příjmení, Telefon, E-mail, Adresa, Poznámka, Štítky, Novinky; jiné názvy přiřadíte ručně.
• Formát CSV (oddělovač středník, čárka nebo tabulátor se pozná sám) nebo XLSX (načte se první list). Soubor nejvýš 10 MB.
• Telefony můžou být v libovolném zápisu, systém je sjednotí na mezinárodní tvar. Ve sloupci Novinky stačí „ano“ nebo „ne“.
• Sloupec Novinky přiřaďte jen tehdy, když opravdu znamená souhlas s novinkami a nabídkami (obchodními sděleními). Obecný „souhlas se zpracováním údajů“ nebo „GDPR“ z jiného systému se sám nepřiřadí; k vedení karty klienta souhlas nepotřebujete.

Import

1. V sekci Klienti klepněte na Import a vyberte soubor. Náhled se načte sám.
2. Zkontrolujte souhrn N řádků, M chybných, K duplicit a u každého sloupce tabulky vyberte, kam se má uložit; nepotřebné sloupce nechte nepřiřazené. Aspoň jméno nebo příjmení musí být přiřazené.
3. U Existující klienti zvolte, co s řádky, jejichž telefon nebo e-mail už v seznamu je: přeskočit (výchozí), doplnit údaje (doplní jen prázdná pole a souhlas s novinkami) nebo založit i tak.
4. Do Štítek pro všechny importované napište třeba „import 2026“, ať je dohledáte.
5. V tabulce náhledu vidíte prvních 20 řádků se stavem: existuje, duplicita řádku N (stejný kontakt dvakrát v souboru, druhý se přeskočí), chybí: jméno nebo telefon nejde normalizovat.
6. Klepněte na Importovat N řádků. Na konci vidíte, kolik karet vzniklo, kolik se doplnilo, kolik se přeskočilo a seznam chybných řádků s důvodem.

Import je jedna operace: buď projde celý, nebo se nic nezapíše. Chybné řádky (bez jména, neplatný e-mail) se přeskočí a vypíší, ať je opravíte a nahrajete znovu. Celý import se zapíše do historie.

Příklad

Kosmetička přechází z papírového diáře a má v Excelu 340 klientek se sloupci „Klientka“, „Mobil“ a „Mail“.

• Klepne na Import, vybere soubor. Sloupec „Klientka“ přiřadí k Jméno, „Mobil“ k Telefon, „Mail“ k E-mail.
• Souhrn hlásí 340 řádků, 2 chybné (prázdné jméno), 3 duplicity v souboru. U Existující klienti nechá přeskočit, protože pár klientek už založila ručně, a přidá štítek „diář“.
• Po importu má 331 nových karet; dva chybné řádky opraví v Excelu a nahraje znovu, ostatní se tentokrát přeskočí jako existující.

Související

• Co je karta klienta a jak vzniká
• Jak sloučím dva záznamy téhož klienta