Jak vydám nebo smažu údaje klienta

Klient má právo dostat výpis údajů, které o něm vedete, a právo na výmaz. Obojí vyřídíte z jeho karty: výpis stáhnete jako PDF pro klienta nebo JSON pro strojové zpracování, anonymizace nevratně odstraní osobní údaje a nechá jen rezervace bez jména, aby seděly tržby a obsazenost. Obě akce může udělat vlastník nebo správce a zapisují se do historie.

Výpis údajů

1. Otevřete kartu klienta v sekci Klienti.

2. Klepněte na Výpis údajů (PDF), když ho chcete předat klientovi, nebo Výpis údajů (JSON), když má data zpracovat jiný systém.

   

Výpis obsahuje kontaktní údaje a poznámku, souhlas s novinkami (kdy a odkud přišel, případně kdy byl odvolán), štítky, preferované pracovníky, všechny rezervace včetně zrušených s cenou a poznámkou a všechny zprávy, které klientovi odešly, včetně jejich textu. Každé stažení se zapíše do historie karty.

Anonymizace na žádost klienta

1. Na kartě klepněte na Anonymizovat (právo na výmaz) a potvrďte. Dialog upozorní, že osobní údaje budou nevratně odstraněny a rezervace zůstanou bez jména.
2. Z karty zmizí jméno, telefon, e-mail, adresa, poznámka, štítky, preference a souhlas s novinkami; z rezervací poznámky; z odeslaných zpráv adresa i text. Zůstanou rezervace s časem, stavem a cenou, historie změn a údaj, kdy a jakým kanálem zpráva odešla.
3. Karta se zároveň archivuje a označí anonymizovaný. Zprávy jí už nikdy nechodí.

Automatická anonymizace

Klienty, kteří dlouho nepřišli, může systém anonymizovat sám:

1. Otevřete Nastavení › Data a část Retence klientů (GDPR).
2. U Anonymizovat klienty bez rezervace vyberte, po kolika letech (1 až 10, nebo vypnuto). Hned vidíte, kolika klientů by se to dnes týkalo, a ukázku jmen.
3. Klepněte na Uložit. Systém pak každý den anonymizuje klienty, jejichž poslední rezervace i založení karty jsou starší než zvolená doba.

Příklad

Bývalý klient napíše, že chce vědět, co o něm vedete, a pak vše smazat.

• Otevřete jeho kartu, klepnete na Výpis údajů (PDF) a soubor mu pošlete.
• Po jeho potvrzení klepnete na Anonymizovat (právo na výmaz). V přehledech tržeb za loňský rok zůstanou jeho návštěvy započítané, jen bez jména.
• Aby se to nemuselo řešit ručně, nastavíte v Nastavení › Data anonymizaci po 5 letech bez rezervace.

Související

• Co je karta klienta a jak vzniká
• Jak sloučím dva záznamy téhož klienta
• Jak smažu účet