Jak založím rezervaci

Rezervaci zakládáte v Kalendáři. Každý pracovník, místo nebo dráha má vlastní sloupec; klepnutím do volného času ve sloupci otevřete dialog s předvyplněným dnem, časem a sloupcem. Délku doplní činnost z ceníku, takže minuty nepočítáte, a systém ještě před uložením řekne, jestli je termín volný.

Založení rezervace

1. V kalendáři najeďte do volného času ve sloupci pracovníka nebo místa. Objeví se náznak + 10:30 nová rezervace; klepněte na něj. Stejný dialog otevře i tlačítko Nová rezervace nahoře, jen si den a čas vyberete sami.

2. Klient. Začněte psát jméno nebo telefon a vyberte ze seznamu. Nového klienta založíte tlačítkem + rovnou v dialogu (jméno, telefon, e-mail); když už podobný klient existuje, systém ho nabídne, ať nevzniká dvojí karta.

3. Činnost. Vyberte, co se bude dělat. Činnost určí délku a cenu z ceníku; u činnosti s pevnou délkou se délka nemění, jinak ji můžete upravit. Cenu jde přepsat ručně.

4. Datum a čas. Pod nimi hned vidíte stav: Termín … je dostupný, nebo není dostupný s důvodem (zavřeno, obsazeno, dovolená, lekce kurzu). Pokud termín nevyhovuje, vpravo v části Volné termíny klepněte na jiný a datum i čas se doplní.

5. Kdo a kde. Pro každou skupinu sloupců (třeba Terapeuti a Místnosti) vyberte konkrétní sloupec, nebo nechte kterýkoli volný a systém vybere sám. Rezervace tak drží pracovníka i místo najednou a u jednoho křesla se nikdy nesejdou dva klienti.

6. Doplňte poznámku, pokud je potřeba, a klepněte na Založit rezervaci.

   

Rezervace se objeví v kalendáři jako barevný blok se jménem klienta a činností. Pokud máte zapnuté zprávy klientům, odejde potvrzení podle nastavení notifikací.

Rezervace jen na jméno

Když klient kartu nemá a nechcete ji zakládat (jednorázová návštěva, telefonát ve spěchu), napište do pole Klient jen jméno a nic ze seznamu nevybírejte. Dialog upozorní, že se rezervace založí jen se jménem. Taková rezervace nemá historii ani připomínky; kartu k ní můžete připojit později v detailu rezervace.

Když termín není volný

Systém nepustí rezervaci do zavřené doby, do dovolené ani na obsazený sloupec. Důvod stojí přímo v dialogu, třeba JK v 10:30: obsazeno (1 z 1) nebo M1 v 7:00: zavřeno. Co s tím:

• Obsazeno. Vyberte jiný čas z Volných termínů, nebo jiný sloupec.
• Zavřeno. Rezervaci mimo otevírací dobu dialog nepřijme. Když potřebujete výjimečně obsloužit klienta dřív nebo později, otevřete nejdřív ten čas tlačítkem Slot (viz článek o otevírací době) a pak rezervaci založte.
• Dovolená. Pracovník je v tu dobu nepřítomný; zvolte kolegu, nebo nepřítomnost upravte.

Když se termín obsadí mezi kontrolou a uložením (kolega ho zabral ze své obrazovky), dialog ukáže Termín není volný a rezervaci neuloží; vyberte jiný.

Příklad

Klientka volá, že chce v pátek odpoledne masáž zad u Jany, a ještě nemá kartu.

• V kalendáři klepnete v Janině sloupci na pátek 14:00, vyberete činnost Masáž zad 30 min; délka a cena se doplní.
• U pole Klient klepnete na +, zadáte jméno a telefon; systém neohlásí podobného klienta, karta vznikne s rezervací.
• Stav hlásí obsazeno, protože Jana má ve 14:00 jiného klienta. V části Volné termíny vyberete 15:00 a klepnete na Založit rezervaci. Klientce odejde potvrzení SMS nebo e-mailem.

Související

• Jak přesunu, prodloužím nebo zruším rezervaci
• Co ukazuje den, týden a měsíc
• Jak nastavím otevírací dobu
• Co je karta klienta a jak vzniká