Co napsat do podmínek rezervace a ochrany osobních údajů

Obě pole najdete v Nastavení › Rezervační stránka, v kroku Kontakt a podmínky. Klienti je otevřou odkazem pod rezervačním formulářem a v zápatí stránky. Pro obě pole má Plándne vzor, takže nemusíte začínat od prázdné stránky.

Ochrana osobních údajů

Proč tam musí být. Když si klient rezervuje termín, vyplní jméno, telefon a e-mail. Za tyto údaje odpovídáte vy: jste jejich správce a klient má právo vědět, kdo je zpracovává, proč, jak dlouho a na koho se obrátit. Plándne je jen technický nástroj, který údaje zpracovává podle vašich pokynů (zpracovatel).

Co v textu je. Kdo je správce (název, IČ, adresa, kontakt), jaké údaje a proč (vyřízení rezervace a připomínka termínu), právní základ (rezervace je smlouva, souhlas k ní klient nedává), kdo s údaji pracuje (Plándne jako zpracovatel, data na serveru v České republice), jak dlouho je uchováváte, jaká má klient práva a že si může stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Vzor se použije sám. Když pole necháte prázdné, rezervační stránka použije vzor sestavený z údajů provozovny: názvu, adresy, IČ, e-mailu a telefonu z kroku Kontakt a podmínky. Když vyplníte i provozovatele (jméno a příjmení nebo název firmy), vzor ho uvede jako správce. Když ve vzoru něco chybí, nastavení vás na to upozorní a vzor danou část vynechá; doplňte ji a vzor se změní sám. Dobu uchování údajů vzor převezme z automatické anonymizace klientů, pokud ji máte zapnutou.

Vlastní text. Tlačítko Upravit vlastní text vloží vzor do pole a můžete ho přepsat. Pak už se sám nemění; tlačítkem Použít vzor se k němu vrátíte. Vlastní text se hodí třeba ve zdravotnictví, kde k rezervaci zapisujete víc, než vzor popisuje.

Podmínky rezervace

Podmínky jsou nepovinné. Když je vyplníte, klient je při rezervaci odsouhlasí zaškrtnutím; když ne, nic zaškrtávat nemusí. U rezervace se uloží, kdy klient souhlasil a s jakým zněním; když podmínky mezitím změníte, musí je potvrdit znovu. Znění, se kterým klient souhlasil, zobrazíte v detailu rezervace v kalendáři tlačítkem Zobrazit znění, i když jste podmínky od té doby změnili. Hodí se hlavně tehdy, když chcete mít jasně dané, co platí při pozdním zrušení nebo když klient nepřijde.

Tlačítko Vložit vzor vloží krátké podmínky: jak rezervace vzniká a kdy je potvrzená, do kdy jde zdarma zrušit, co s přesunem, co když klient nepřijde, cena a platba na místě a kontakt. Co víme z nastavení (lhůty pro zrušení u služeb, potvrzení rezervace, připomínku), vzor doplní sám. Co nevíme, třeba storno poplatek nebo způsob platby, je v textu označené [doplňte] a nastavení hlídá, abyste na žádné takové místo nezapomněli.

Na co myslet

• Vzory připravilo Plándne jako výchozí bod. Zkontrolujte je a upravte podle své provozovny; nenahrazují právní poradenství.
• Když změníte lhůty pro zrušení u služeb, upravte i vložené podmínky. Text v poli se sám nemění.
• Jak vydat klientovi jeho údaje nebo je na žádost smazat, popisuje článek o údajích klientů.